记录管理

1600.查阅公共记录程序

A. 目的

本章的目的是确保皇冠8868会员登录谷学院遵守 RCW第42条的规定.特别是该章的这些章节 处理公共记录.

B. 定义

公共记录包括包含与该行为有关的信息的任何书面记录 政府或履行任何政府或专有职能， 由任何州或地方机构拥有，使用或保留，无论其物理形式或 特征.

写作是指手写、打字、打印、照相、照相等 记录任何形式的通信或陈述的任何其他手段，包括 字母、单词、图片、声音或符号及其组合以及所有纸张、地图、 磁性或纸带、照相胶片和印刷品、磁性或穿孔卡片; 磁盘、鼓和其他文件.

皇冠8868会员登录山谷学院是根据RCW 28B法规组织的机构.50.040. 韦纳芝谷学院以下简称“区”.“在适当情况下， “地区”一词也指该地区的职员和雇员.

C. 皇冠8868会员登录山谷大学区中央组织和野外组织描述 NO. 15

1. 皇冠8868会员登录山谷学院是在政府授权下建立和组织的州立机构 RCW 28B.的教育目标 立法机关在RCW 28B.50.020. 区行政办公室在此 在华盛顿州奇兰县的大学校园里. 大学校园 同样，它还包括该地区所有行动的中央总部.
   该地区在保管委员会的监督和控制下运作. 校董会由五名理事组成，由监事任命. 董事会 理事会通常每月至少开会一次. 董事会雇用 校长、行政人员、教官和其他雇员. 董事会 受托人采取这样的行动，并颁布这样的规则和政策与和谐 由州委员会为社区和技术学院制定的规则，如 是地区行政及运作所必需的吗.
   地区总裁对理事会的运作负责 以及该地区的行政管理.

D. 操作和程序

正式的决策程序是由董事会通过 按照第三十四章的要求颁布的规则.05 RCW，行政 程序条例.

E. 公开档案

本章所定义的地区的所有公共记录都被认为是可用的 供公众根据本规则查阅和复制，但另有规定的除外 作者:RCW 42.17.310或其他法规.

F. 档案主任

地区的公共记录由公共记录官负责 由地区行政长官指定. 公共记录 官员应负责执行地区有关之规则 发布公共记录，协调地区员工在这方面的工作，总的来说 确保区域员工遵守公共记录披露要求 在第四十二章.17 RCW.

G. 办公时间

在惯例期间，应提供公共记录供查阅和复制 该区办公时间. 就本章而言，指惯常的办公时间 从早上9点开始.m. 至中午及下午一时起.m. 至下午5时.m.，星期一至星期五; 法定节假日、学院规定的节假日或休学日除外 日历或根据学院校长的命令.

H. 索取公共纪录

索取公共档案，应当向区政府机关提出 在皇冠8868会员登录山谷学院，1300第五圣皇冠8868会员登录WA 98801. 根据 RCW 42的要求.17.290，机构防止不合理的隐私侵犯， 保护公共记录不受破坏或破坏，防止过度干扰 由于该机构的基本职能，公共记录可由 公众人士必须遵守以下程序:

1. 提出要求时，须以书面方式按照分区所订明的表格提出 请到地区行政办公室联系. 该表格应提交给 向公共记录主任查询，如公共记录主任不在，可向 在惯例期间在地区行政办公室工作的地区职员 办公时间. 请求应包括下列资料:
   
   1. 请求记录的人的姓名;
   2. 提出要求的时间和日历日期;
   3. 要求的性质;
   4. 所请求的信息是否在当前索引中被引用 公共记录官，对所要求的记录进行描述的参考 在这样的当前指数中;
   5. 如果所请求的信息不能通过引用当前索引来识别， 对所要求记录的适当说明.
2. 在任何公众人士提出要求的情况下，该要求须为 公共记录主任或向其提出要求的人的责任 协助市民简明扼要地指明所要求的公众纪录.
3. 如果请求的是员工人事档案中的文件，那么该员工将被请求 在48小时内通知，员工将享有RCW 42规定的权利.17.330 to 命令行动.

I. 复制

查阅公共档案不收取任何费用. 该地区可以强制 提供公共纪录副本及供任何人使用的合理收费 机构设备人员复制公共记录的费用不得超过 为偿还地区所发生的实际费用所必需的数额 复制. 任何人不得获得如此复制的记录，除非该人 要求复制公共记录的人已向有关人士支付复制费用 地方官员. 所有费用必须以汇票、本票或现金支付 提前.

J. 关于豁免记录的决定

1. 地区保留决定是否根据要求提供公共记录的权利 按照上文第H节所述程序，可获豁免 见RCW 42.17.310或其他法规. 该等决定可经协商作出 和公共记录官，学区主席，或者一个助理 指派给这个地区的司法部长.
2. 根据RCW第42条.17.学区保留删除识别资料的权利 当它提供或发布任何公共记录并且有理由相信 披露这些细节是对个人隐私的无理侵犯 或损害重要的政府利益:但在每种情况下，提供正当理由 删减的，应当以书面充分说明.
3. 对索取公开记录的要求，必须迅速作出回应. 就…而言 如果学院在5个工作日内， :
   
   1. 提供记录;
   2. 确认收到请求并提供合理的时间估计 the college will require to respond to the request; or
   3. 拒绝请求.
4. 所有拒绝索取公共记录的要求必须附有书面声明， 由纪录主任或指定人员签署，注明拒绝申请的理由; 授权扣留记录的特定豁免的声明和 简要说明豁免如何适用于扣留的公共记录.

K. 对拒绝公开记录请求的审查

1. 任何人对索取公开记录的要求被拒绝有异议，可提出请愿 通过提交书面审查请求，迅速对该决定进行审查. 的 书面请求书应当具体指构成请求书的书面声明 或者伴随着否认.
2. 一个人提出的书面请求，要求立即对拒绝公众参与的决定进行复审 记录应提交地区社长或社长指定人.
3. 在收到上访人的书面请求后两个工作日内 为了迅速审查否认公共记录的决定，总统或指定人员， 应完成该等审查.
4. 在审查过程中，主席或其指定人员应审议这些义务 符合第42章的意图.17 RCW，只要它需要 提供公众充分查阅官方记录的权利，但也应考虑豁免 在RCW 42中提供.17.第310条或其他有关法规，以及该法规的规定 要求该地区保护公共记录不受破坏或破坏， 防止对机构基本职能的过度干涉，并防止 任何不合理地侵犯个人隐私，删除身份信息.

L. 公众纪录的保障

公众将提供公共记录和供查阅的设施 记录官. 该记录不得移出指定的地方. 副本 可根据上文第I节的规定安排上述记录的数目.

M. 记录索引

1. 本地区有可供所有人使用的最新索引，其中提供 有关下列已发布、采纳或公布的记录的识别信息 在2001年3月14日之后由该地区:
   
   1. 最终意见，包括同意和反对意见，以及命令 在审判案件中;
   2. 这些政策声明和对政策、法规和宪法的解释 已被机构采纳的;
   3. 管理人员手册和对员工的指示对员工有影响 公众的;
   4. 规划政策和目标，以及中期和最终规划决策;
   5. 事实工作人员的报告和研究，事实顾问的报告和研究，科学 报告和研究，以及从测试、研究、 reports or surveys, whether conducted by public employees or others; and
   6. 由有关的机构和与之有关的机构所作的通信和其中提到的材料 对该机构的任何监管，监督或执行责任，因此 该机构决定或提出意见，或被要求决定或提出意见 国家、公众、州政府分支机构或任何私人的权利 聚会，派对.
2. 本地区保存的现行索引可供所有下列人员查阅 与适用于现有公共记录的规则和条件相同 检查.

N. 采用表格

地区应采用适当的表格供所有要求检查的人使用 和/或其记录的复制或副本.

01年3月28日总统内阁批准
呈交给校董会:
最后回顾:__/__/__
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相关政策及程序
600.2000公开档案政策